南京市物业管理行业协会档案管理制度

南京市物业管理行业协会档案管理制度

第一章 总则

第一条 根据《档案法》及协会章程，为了规范协会的档案管理，特制定本制度。

第二条 档案工作应列为协会工作计划，档案归档工作列入相关部门及负责人职责范围和有关人员岗位责任制。

第三条 协会的档案工作在秘书长的领导下，归口协会秘书处会员服务部管理，秘书长对协会的档案工作负有管理和指导的职责。

第四条 归档的文件材料必须按年度立卷，卷内档案按顺序编页。年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。分别按照综合事务部、会员服务部、教育培训部、文化宣传部，对各自入库档案应进行登记，按要求年限妥善安全保管。

第五条 调阅存管档案，应办理手续。非协会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经秘书长和对口部门负责人分别签字同意后，方可查阅。调阅档案及文件严禁带出协会办公室。

第六条 公文承办的各部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章归档范围

第七条 业务指导部门、登记机关等相关部门发来的与本协会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料；本协会正式文号的对外发文；有关单位来往的正式盖章文件。

第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、会议表决材料、会议决议、签到、会议纪要等。

第九条 本协会及专业委员会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表及工作简报。

第十条 本协会的宣传材料，包括信息披露材料、印刷材料等。

第十一条 本协会的实物档案，包括证书、奖状、奖杯、设备等。

第十二条 本协会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第十三条 本协会人事管理材料、包括工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料；协会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第十四条 本协会的历史沿革、大事记及反映本协会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第十五条 本协会会计资料，包括：会计凭证、会计报表、会计账册、其他会计档案材料。其他会计档案材料包括审计报告、税务申报材料、票据材料、银行对账单等。

第十六条 以上资料中除会计资料和人事资料、机密文件外，其余文件经办部门可复印一份自行保存，原件需按以上要求及时交会员服务部归档。

第十七条 对入库会计档案应按照有关协会会计制度有关规定，编制会计档案保管清册；并按要求年限妥善安全保管。

第十八条 主管部门、登记机关、其他单位来文由会员服务部立卷。

第十九条综合事务部、会员服务部、教育培训部、文化宣传部的文件（发文、收文）由各部门立卷。

第二十条 各业务部门主持会议由主办部门立卷。

第二十一条协会重要会议纪要、决议、规定决定及发文由会员服务部立卷。

第二十二条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由各部门负责人集中统一保管。

第二十三条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，自行安排本部门的档案管理责任人。

第二十四条文件附件和与文件相关的全部材料应收集齐全。如物资采购，应收集询价、比价的详细资料。

第二十五条对归档公文应属年代的确定，跨年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。跨年度的会议文件放在会议开幕年度立卷。

第二十六条 档案的保管存档顺序为：封面—卷内目录—文件。

第二十七条 录音、录像、照片、计算机软盘（磁盘）和其他非直至载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体有着不可分割的联系，不单独设置类目，使其内容特征同纸质载体档案对应分类保存。

第二十八条 本制度自2023年3月24日经第五届理事会第二次会议审议通过后生效。