南京市物业管理行业协会文件、印章管理制度

南京市物业管理行业协会文件、印章管理制度

第一条  为确保本会各项工作规范、高效、优质，依据《南京市物业管理行业协会章程》（以下简称《章程》），制定本制度。

    第二条  秘书长是本会文件、印章管理的负责人，秘书处会员服务部负责人是文件、印章管理的责任人，秘书处各部门、各专委会依照本管理制度履行职责。

     第三条  本会秘书处及各专委会行文统一使用“宁物协〔****〕**号”文号，适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位、各部门具体业务工作文件等的正式文件，使用该文号时需加盖本会的公章。

    第四条  本会对各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处会员服务部对文件负责审核，报会长或秘书长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。

第五条  本会以“宁物协〔****〕**号”发出的种类文件需经本会会长或秘书长签发。

第六条  本会行文执行登记制度，由秘书处专人负责。

第七条  本会各类文件行文需使用《印章使用登记表》。

第八条  本会对各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处会员服务部负责接收、登记、呈批和归档。

第九条  本会秘书处应根据来文来函的保密等级，报秘书长或本会的相关领导阅批。

第十条  本会秘书处的对外发文及收文应在每年的年度终了时按时间顺序装订成册，标识后归档保存。

第十一条  本会的印章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

第十二条  本会秘书处会员服务部负责印章的刻制、保管和作用记录，并设专人负责此项工作。

第十三条  “南京市物业管理行业协会”印章使用的审批权限由本会秘书长负责，并填写于《南京市物业管理行业协会印章使用登记表》上。秘书长缺岗、长期请假或因故无法负责的，由会长或由会长书面委托副秘书长暂为负责。

第十四条  本会财务专用章由本会主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

第十五条  印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得将印章带离本会办公场所。

第十六条  本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长或秘书长批准后开具，并留底备查。

第十七条  本制度自2022年8月10日经理事会审议通过后生效，由协会秘书处解释。

南京市物业管理行业协会

印章使用登记表