南京市物业管理行业协会会议制度

南京市物业管理行业协会会议制度

为规范本协会各类会议，根据本协会章程特制定本协会会议制度。

第一条  本制度约定的会议有：会员大会、理事会会议、常务理事会会议、会长办公会议、秘书处办公会议、专业委员会负责人会议、专业委员会工作会议。

    第二条  会员大会。会员大会每五年召开一次，特殊情况可临时召开，由秘书处牵头组织，所有会员单位参加，特邀登记管理机关、业务主管部门及相关协会代表参加。召开时间拟定为每届理事会任期届满前3个月。主要内容：决定修改章程，审议理事会工作汇报及工作计划、财务工作报告，选举和罢免理事、监事，决定其他重大事项。

第三条  理事会会议。理事会会议每年召开一次，特殊情况可临时召开，由协会会长召集，秘书处负责组织，协会所有理事参加，邀请社团登记管理机关、业务主管部门到会监督指导。召开时间为11月至次年1月。主要内容为：听取协会年度工作计划完成情况及年度财务收支情况汇报；讨论、研究次年工作计划；审议协会负责人、理事、常务理事、会员增补变更；制定或修改除协会章程外的规章制度；研究通过其他重大事项。

    第四条  常务理事会会议。原则上每年召开两次，年中和年底各召开一次，年底的常务理事会会议可与理事会议合并召开。由协会会长召集，秘书处负责组织，协会全体常务理事参加。会议内容为：讨论协会阶段性工作，在理事会闭会期间讨论决定理事会会议议题。

    第五条  会长办公会议。会长办公会不定时召开，由会长牵头，秘书处负责组织，会长、副会长、秘书长及专委会负责人参加。主要研究、讨论协会重大事项的实施方案及其他重要工作，也可根据需要由会长临时召集。

    第六条  秘书处办公会议。由秘书长召集，秘书处全体人员参加，原则上每周召开一次，时间为每周一上午。主要内容：听取各部门日常工作，部署近期工作。

    第七条  专委会负责人会议。原则上每年召开两次，由协会秘书长牵头组织，会长及各专业委员会负责人参加，邀请社团登记管理机关、业务主管部门监督指导。主要内容：听取专委会工作开展情况汇报，研讨专委会工作计划及重点工作，可根据需要由秘书长临时召集。

第八条  专业委员会工作会议。原则上每月召开一次，由专委会负责人牵头组织，协会秘书处联络员、专委会相关人员参加，可邀请协会会长、秘书长参加。主要内容：研究布置专委会工作，通报、讨论行业重要情况，决定专委会重要事项。

第九条  会议筹备。秘书处会员服务部负责会员大会、理事会会议、常务理事会会议、会长办公会议、秘书处办公会议、专业委员会负责人会议的筹备工作，包括工作报告、领导讲话、会场布置、会议通知、会议纪要等。专业委员会工作会议由各专业委员会自行负责筹备。

第十条  会议考勤。参加会议的对象接到会议通知后，应准时参加会议。确实因故不能参加会议，应于会议召开前1天向会议发起人请假。与会人员必须办理签到手续，会议签到表由会议筹备负责人提供以存档备查。签到表上应注明迟到、请假、无故缺席人姓名，以便对成员到会情况进行考核。

第十一条  参加人数。根据协会章程，会员大会、理事会、常务理事会参加人员需超过应参会人员的2/3以上。不符合人数要求的，会议召集人应暂停会议，另行择期召开。

第十二条  会议形式。会员大会原则上采用通信方式召开；理事会会议、常务理事会会议可采用通讯方式召开，条件允许的也可以采用线下讨论形式召开；其他会议应采用线下讨论形式召开，特殊情况也可以采用通讯方式召开。

第十三条  会议决议。所有会议均应有会议纪要和会议签到表。会议纪要采用电子或纸质方式长期保存，会议纪要应包括时间、地点、人员、决议内容等重要条款，会议签到表、会议表决意见等作为会议纪要附件同时保存。

本制度自2022年8月10日经理事会审议通过后生效，由协会秘书处解释。