南京市物业管理行业协会采购管理办法

南京市物业管理行业协会采购管理办法

为加强对协会采购工作的管理和监督，规范各类采购项目的操作程序，营造公开、公平、公正的竞争环境，提高采购资金的使用效益，根据有关规定，结合协会工作实际，制定本办法。

第一章 总 则

第一条  本办法所涉及的采购，是指协会使用自有资金，对日常使用的耗材、资产和服务的选择和购买，适用本办法。

第二条  按本办法必须由协会进行招投标的，参照政府部门招标采购的有关规定执行。对固定资产采购或大宗服务采购，各部门提交申请报告（方案、合同、协议），经协会领导审批后，送交综合事务部（服务采购交使用部门）办理。

第三条  采购工作遵循公开公正、比质比价、监督制约和效益优先的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程的不正当行为发生。

第四条  采购需要招标比价的，应成立物资采购小组。组长由秘书长担任，成员由各部门负责人组成。

第二章  采购人员行为准则

第五条  采购人员要遵循“守法、廉洁、公正”的行为准则，自觉遵守协会规章制度，遵守采购作业流程。

（一）采购人员不准向供应商索取回扣和红包，不准接受供应商赠送的礼品。

（二）不准以低于本单位的采购结算价格为自己或同事向供应商购买同类物品。

（三）参与采购核算或审核人员不准私下单独与供应商交往，不准参加供应商的宴请和招待。

（四）保持良好的工作作风，对采购底价和供应商的报价资料必须保密。

第三章  采购范围

第六条  凡使用协会自有资金支出的下列行为，均纳入物资采购管理范围：

（一）办公用品、办公耗材、劳保用品的采购。

（二）固定资产的采购。

（三）维修维护、会务、调研、培训教育等有偿劳务、服务采购。

（四）其他需要采购的物资和劳务。

第四章  采购权限

第七条 根据协会采购特点，分耗材采购、固定资产采购和服务采购。由各部门提出采购申请，经秘书长同意后，由综合事务部统一采购。

（一）耗材采购。对于常规性、经常性使用物资，可确定一家上合格供应商作为定点供应商，合格供应商的确定由秘书处会议讨论通过。无定点供应商的必须在市场实地或网络比价，做到“货比三家”后，确定性价比最高的供应商购买。

对于常用耗材也可选择苏果、大润发等同等以上连锁超市购买，连锁超市购买的可以无需比价。

（二）固定资产采购。固定资产采购必须进行“货比三家”，应有三家以上供应商书面报价（也可网络比价）后选择性价比最高的供应商购买。

固定资产采购单次单价2000元以上应尽量签订采购合同后执行。固定资产采购必须开具增值税发票。

（三）服务采购。对于维修维护、会务、调研、培训教育等有偿劳务、服务，原则上应采用招标方式进行，未进行招标的应采用三家以上供应商书面比价方式进行，经招标（比价）后选择性价比最高的供应商执行。服务采购应签订合同（协议）。

（四）行业专家使用的劳务费用，不适用本办法，参照房产局类似办法或另行制定相关制度执行。

第五章  采购流程

第八条 协会采购工作需经过各部门申购、领导审批、购买实施、物资验收、财务结算等步骤。各步骤的具体操作如下：

（一）采购流程

耗材类且单次单价均在2000元以下的，由使用部门提出，综合事务部负责办理，无需申请。

其他大批量耗材、固定资产、服务采购由使用部门提出，秘书处办公会以上会议讨论，领导审批后办理。

领导审批后，由综合事务部统一进行零星采购、批量采购、大宗采购。

（二）物资验收

采购的所有耗材和固定资产必须先入库再出库。综合事务部人员负责物资材料的验收、入库、出库工作，建立保管账，做好登记。使用人员对于样品不符、质量不合格、规格不符、数量不足的物资，有权拒绝领用签字。

（三）财务结算

1.所有采购经费的支出实行“一支笔”审签制度，由最终领导签批后再支付费用。

2.所有采购的耗材、资产、服务均必须索要增值税发票或合法凭证，否则不予报销。

3.部分服务采购可以根据合同（协议）直接以劳务所得方式发放至当事人，但必须符合个人所得税相关法规办理。

4.所有服务类采购原则上均应该是先服务、后付款的方式。

5.除个人劳务服务采购外，所有采购必须使用支票、银行转账方式支付，一律不得使用现金付款。因特殊情况使用现金结算的必须由秘书长以上领导审批。

第六章  采购日常管理

第九条  综合事务部每年一次定期考核耗材供应商，提出拟变更或淘汰的供应商，应经秘书处办公会审议后确定。

第十条  各使用部门要妥善保管好合格供应商的资料及采购相关资料。采购合同（协议）我方应一式两份，使用部门和综合事务部各保留一份。

第七章  罚 则

第十一条  各使用部门及相关采购人员必须严格遵守本办法规定。违反本办法相关要求的，由秘书处责令改正，并给予警告，造成经济损失的必须赔偿。情节严重的责任人给与经济处罚，涉嫌违法犯罪的移交司法部门处理。

第十二条  供应商有提供虚假资料、串通围标、中标后拒绝签订合同等行为的，取消其供应商资格；造成损失的，应追究赔偿责任。

第八章  附 则

第十三条  本办法由协会秘书处负责解释。

第十四条  本办法自2022年8月10日理事会讨论通过之日起执行。