ASSOCITION WINDOW

协会之窗

费用报销、付款管理制度

  一、总则

  1、为强化协会内部管理机制,对费用开支实行合理有效地控制,特制定本制度。

  2、每年费用支出原则上不应超出理事会批准的费用支出预算。

  二、票据

  1、本制度所指的票据指费用报销的原始凭证,包括费用报销单、付(借)款单及后面所附发票、收据、合同、协议、清单等原始凭证。

  2、票据是财务收支的法定凭证,是会计核算的原始依据,票据必须真实,合法、完整。

  3、费用支出必须取得真实的原始凭证,严禁伪造,变造票据。

  4、费用支出取得的原始凭证,必须合法合规,必须是国家税务部门认可的发票或收据,财务部门对假发票或白条有权拒绝付款。

  5、费用支出取得的原始凭证,其内容必须完整。

  6、报销票据的粘贴必须整洁,平整,规范,不得超出报销粘贴单的范围,并注明粘贴的单据张数和合计金额。

  7、有合同、协议、费用开支申请报告、出差申请单的,必须将其作为费用票据的附件一并进入审核程序。

  8、购买办公用品需列明细清单,发票背后由经办人和验收人员签字。

  9、填写报销票据字迹要工整,内容要完整,数字要清晰,计算要正确。

  10、对不符合上述要求的票据,审核人员不予受理。

  三、费用借支的审批程序

  1、协会工作人员在借用款项前,必须办理相关的借款手续。借款人在完整填写付(借)款单,经逐级批准后,方可到出纳处借取款项。

  2、费用借支须经逐级审核签字批准后可办理。如遇特急事项且外出,须电话驻会负责人,经同意后方可办理,但事后必须补办签字批准手续。

  3、借款归还必须及时,逐次归还,前帐不清,后帐不借, 在费用报销前必须先扣除借支金额。

  四、费用报销、付款的程序

  1、报销人员原则上必须在费用支出后(出差以返回日起, 其他费用以发票开据日期起)2个星期内办理报销手续。

  2、报销人员应将整理好的票据、审批文件,填写报销单据,由出纳复核后,提交驻会负责人、秘书长、会长审核批准后至出纳处报销。

  五、办公用品费用报销

  1、办公用品系指协会日常办公所需的文具、箱包、纸张、电话机及其他办公设备耗材等。

  2、日常办公用品及卫生用具等低值易耗品的管理,应采取"采,验"分开的原则。报销的发票须有采购人、验收人的签字确认方可报销。

  3、办公用品费用的报销,填写费用报销单并附发票、清单,由出纳复核后,提交驻会负责人、秘书长、会长审核批准后至出纳处报销。

  六、 差旅费报销

  1、差旅费系指协会工作人员因公出差到外地发生的合理支出,按实报销。

  2、报销住宿费时必须注明住宿天数及起止日期、住宿人数、住宿金额,否则按一人次住宿一天计算,同时必须附上住宿费用流水明细单,夜间乘坐火车,在火车上过夜不报销住宿费。

  4、报销伙食费时必须注明出差天数及起止日期、就餐人数、就餐金额。

  5、出差中必要的同行应酬费用须预先请示,经同意的方可报销。

  6、赴外地参加培训、学习、会议,组织单位统一提供食宿的,食宿费根据组织单位开具的票据据实报销,报销时须将“培训、 学习、会议”通知一并交财务部门,不再另行报销住宿费及伙食费。

  7、境外出差的费用标准另行制定。

  8、差旅费报销由出差人负责填写费用报销单并附相应的发票、文件等,由出纳复核后,提交驻会负责人、秘书长、会长审核批准后至出纳处报销。

  七、会议费报销

  1、协会组织的会议费用可申请借款,会议结束报销时要附有会议通知、列有全部出席人员姓名及单位等的会议签到原件。参加外单位组办的会议报销时要附有会议通知。

  2、会议经办人负责填写费用报销单并附相应的发票、文件等,由出纳复核后,提交驻会负责人、秘书长、会长审核批准后至出纳处报销。

  八、聘用人员费用

  1、 协会聘用人员及工资,以聘用合同为准,由出纳按月编制工资发放表,报驻会负责人、秘书长、会长审核批准后予以发放。

 

 

南京市物业管理行业协会

2017年4月9日

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